De Stichting Roemeense Kinderhulp hecht veel waarde aan het waarborgen van uw gegevens en privacy. We willen open en transparant zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens. We hebben daarom een beleid opgesteld, waarin wordt uiteengezet hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd.

Wie is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens?
Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens. In de dagelijkse praktijk betekent dit dat de voorzitter de directe verantwoording heeft. Voor bepaalde deeltaken is de uitvoering gedelegeerd aan vrijwilligers.

Welke persoonlijke gegevens registreren jullie van mij?

• Voor- en achternaam, tussenvoegsel, incl. voorletters,
• Telefoonnummer en/of mobiel nummer,
• E-mailadres,
• IP-adres in Google analytics en formulieren,
• Overige persoonsgegevens die u actief zelf verstrekt, zoals informatie over de incasso- en betalingsmogelijkheden,
• Gegevens die betrekking hebben over uw deelname aan activiteiten en acties.

Met welk doel registeren jullie deze persoonlijke gegevens?
Wij gebruiken uw gegevens om u op een correcte wijze op te nemen in onze administratie. Deze gegevens worden uitsluitend en alleen gebruikt binnen de Stichting Roemeense Kinderhulp om de activiteiten te kunnen organiseren, in contact met u te komen of bankopdrachten aan te maken.

Concreet betekent dit dat wij uw persoonlijke gegevens verwerken voor: 

• Het verzenden van onze nieuwsbrief en/of berichten die u op de hoogte stellen van de activiteiten in onze Stichting,
• Het leggen van contact door te bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze activiteiten te kunnen uitvoeren,
• Het aanmaken van incasso opdrachten wanneer hiervoor expliciete opdracht is gegeven,
• Het bieden van de mogelijkheid om (in de toekomst) een account aan te maken.

De persoonlijke gegevens zijn uitsluitend inzichtelijk voor geautoriseerde bestuursleden en vrijwilligers die een actie leiden of begeleiden en deze informatie nodig hebben om de activiteiten uit te kunnen voeren.
We zullen uw gegevens nooit doorsturen, verkopen of ruilen aan/met derden buiten de Stichting voor bijvoorbeeld marketingdoeleinden. Gegevens die worden doorgestuurd aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van onze diensten waarvoor wij als Stichting verantwoordelijk zijn of expliciet opdracht hebben gegeven.

Hoe kan ik mijn persoonlijke gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?
U kunt altijd de toestemming intrekken voor het verwerken van uw gegevens door ons. Dit betekent automatisch dat wij uw gegevens uit onze systemen verwijderen. Als gevolg daarvan kunt u dan helaas niet meer deelnemen in activiteiten van de Stichting Roemeense Kinderhulp. Ook heeft u altijd de mogelijkheid tot inzage of aanpassing van uw persoonlijke gegevens. Dit kunt u ten alle tijden vragen aan het bestuur of de administratie van de Stichting Roemeense Kinderhulp via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hoe lang worden mijn persoonlijke gegevens bewaard?
De Stichting Roemeense Kinderhulp bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de persoonsgegevens die wij in onze beveiligde omgeving verwerken: Uw persoonsgegevens blijven bewaard tot het einde van het tweede kalenderjaar ná het jaar waarin u hebt aangegeven niet langer te willen deelnemen aan activiteiten van de Stichting Roemeense Kinderhulp. Voorbeeld: zegt u de deelname op per 7 juni 2018, dan verwijderen wij uw persoonlijke gegevens per 1-1-2021. Bij een deelname aan de acties waarbij de koppeling tussen gezinnen in Nederland en Roemenië de basis is (bijvoorbeeld kindervakantie, hulpgoederentransport, financiële ondersteuning) geldt deze bewaartermijn niet. Hierbij blijft de koppeling tussen de deelnemers en de Roemeense gezinnen bestaan om navragen hierover te kunnen beantwoorden. Alleen op expliciete wens van de deelnemers zullen deze gegevens worden verwijderd.

Hoe kan ik een klacht indienen over de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het staat u vrij om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens, maar nog liever ontvangen we uw opmerkingen hierover via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., zodat wij zo snel als mogelijk samen kunnen werken aan een oplossing hiervan.

Updates van onze privacyverklaring:
Het kan voorkomen dat onze privacyverklaring moet worden bijgewerkt. De laatste versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website. We maken alle materiële wijzigingen aan de privacyverklaring bekend, bijvoorbeeld met betrekking tot het doel van het gebruik van uw persoonsgegevens of uw rechten.

Waar slaan jullie mijn gegevens op?
De persoonsgegevens worden verwerkt met een specifiek computerprogramma gebaseerd op DBase. Een beveiligde kopie van deze gegevens wordt opgeslagen in de Cloud bij KPN in een voor de Stichting gereserveerde server. De computer(s) waarop de gegevens worden verwerkt en gemuteerd worden beveiligd met actuele Anti Virus- en Malware programma’s. Die programma’s worden automatisch ge-update. Na elke mutatie wordt er een back-up gemaakt van de gewijzigde bestanden. De computers zijn allemaal beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik. Verzending van bestanden met persoonsgegevens vindt slechts plaats tussen vrijwilligers onderling die hiervoor geautoriseerd zijn en worden steeds beveiligd verzonden.

Datalekken
Zodra er een datalek wordt gemeld bij het bestuur neemt deze direct contact op met het Meldloket Datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en neemt de hieruit voortvloeiende benodigde maatregelen.

IJsselstein, 19 mei 2018